Polityka prywatności Klubiq

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych opisanych w tej Polityce jest Dawid Bieńkowski, e-mail: [email protected] (dalej: Operator).

2. W sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres [email protected].

3. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie serwisu Klubiq.

§ 2. Dwie role Operatora

1. Operator przetwarza dane osobowe w dwóch rolach:

a) jako administrator – w odniesieniu do danych Właścicieli i osób reprezentujących Klientów, danych do rozliczeń, korespondencji z Operatorem, logów bezpieczeństwa Serwisu oraz osób odwiedzających stronę główną klubiq.pl. Tego dotyczy niniejsza Polityka;

b) jako podmiot przetwarzający – w odniesieniu do danych, które kluby wprowadzają do Serwisu: członków, zawodników, rodziców i opiekunów, trenerów, kibiców, subskrybentów newslettera, kupujących w sklepie klubowym i osób piszących przez formularz na Stronie Klubu. Administratorem tych danych jest dany klub, a Operator przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, zgodnie z Umową Powierzenia.

2. Jeżeli Twoje dane są na stronie lub w panelu konkretnego klubu (np. jesteś zawodnikiem, rodzicem, członkiem, kibicem zapisanym do newslettera lub złożyłeś zamówienie w sklepie klubowym), w sprawie tych danych skontaktuj się z tym klubem. Jeżeli wniosek trafi do Operatora, przekażemy go klubowi niezwłocznie.

§ 2a. Sieć Klubiq i strony zawodników — Operator jako administrator

1. Dla Stron Zawodników, Profili Skautów, kont Organizatorów i funkcji Sieci Klubiq (mapa, wyszukiwarka zawodników, wiadomości między klubami, zaproszenia, raporty skautów, dziennik „kto oglądał profil”) to Operator decyduje o celach i sposobach przetwarzania, dlatego jest administratorem tych danych. Rodzic zakładający stronę dziecka korzysta z usługi jako osoba prywatna.

2. Zakres: imię, nazwisko (u niepełnoletnich domyślnie tylko inicjał), rocznik, pozycja, region (województwo), obecny klub, statystyki, osiągnięcia, zdjęcia i filmy dodane przez opiekuna; wybór widoczności w Sieci z datą, wersją i adresem IP; lista wyświetleń profilu przez trenerów i skautów; zaproszenia i wiadomości; raporty skautów; dane skautów (imię, nazwisko, zdjęcie, telefon, doświadczenie). Nigdy nie pokazujemy w Sieci adresu, szkoły, telefonu ani e-maila dziecka.

3. Podstawy: umowa o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); udostępnienie profilu w Sieci — zgoda opiekuna wyrażana osobno dla każdej grupy odbiorców (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 8 RODO), którą można wycofać w każdej chwili bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie; dziennik wyświetleń, limity i zgłoszenia nadużyć — prawnie uzasadniony interes w ochronie dzieci i bezpieczeństwie Sieci (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Odbiorcy: profil widzą wyłącznie grupy wybrane przez opiekuna — trenerzy i skauci klubów zarejestrowanych w Klubiq, niezależni skauci (Operator nie weryfikuje ich tożsamości) albo wszyscy. Wiadomości i zaproszenia trafiają tylko do opiekuna. Po przyjęciu zaproszenia klub otrzymuje adres e-mail opiekuna.

5. Retencja: zaproszenia bez odpowiedzi wygasają po 30 dniach, odrzucone i wygasłe usuwamy po 90 dniach; dziennik wyświetleń — 12 miesięcy; po usunięciu Strony Zawodnika znika ona z Sieci i list obserwowanych, a raporty skautów są anonimizowane.

6. Profilowanie: nie prowadzimy rankingów dzieci ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Wyniki wyszukiwania są w kolejności aktualności profilu.

§ 3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

a) Rejestracja i prowadzenie Konta Klubu – imię i nazwisko Właściciela, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny), nazwa klubu i adres Strony Klubu. Cel: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie danych osoby reprezentującej klub – prawnie uzasadniony interes w kontakcie z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

b) Rozliczenia – nazwa, adres i NIP klubu, dane osoby kontaktowej, historia płatności. Cel: wystawianie faktur i wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

c) Obsługa zapytań, wsparcia i reklamacji – imię, adres e-mail, treść wiadomości. Cel: odpowiedź i rozpatrzenie sprawy (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

d) Bezpieczeństwo Serwisu – adres IP, dane o przeglądarce i urządzeniu, identyfikator sesji, dziennik logowań i operacji w panelu. Cel: ochrona przed nadużyciami (m.in. limity prób logowania), wykrywanie i wyjaśnianie incydentów oraz ustalanie i dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

e) Komunikaty o usłudze – adres e-mail Właściciela. Cel: informowanie o końcu okresu próbnego, płatnościach, przerwach technicznych i zmianach dokumentów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

f) Informacje handlowe – adres e-mail i imię. Cel: przesyłanie informacji o nowościach i ofercie Klubiq wyłącznie po wyrażeniu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Zgodę można wycofać w każdej chwili.

g) Pozyskiwanie klubów do sieci Klubiq – nazwa, adres, oficjalny adres e-mail lub telefon klubu albo szkółki oraz informacja o prowadzonych rocznikach, pochodzące z publicznych wykazów (np. rozgrywek związków piłkarskich i certyfikacji szkółek) i stron klubów, wraz ze źródłem i datą sprawdzenia. Cel: jednorazowe zapytanie, czy klub chce otrzymać informacje o współpracy, i prowadzenie historii kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ofertę wysyłamy wyłącznie po zgodzie klubu. Przy oglądaniu oferty zapisujemy pseudonimowy identyfikator odwiedzającego (skrót adresu IP i przeglądarki, bez cookie), rodzaj urządzenia, przeczytane części oferty, czas czytania i kliknięcia w przyciski — po to, żeby skontaktować się w odpowiednim momencie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Każdy może zgłosić sprzeciw — wtedy nie kontaktujemy się więcej, a dane usuwamy albo zostawiamy wyłącznie znacznik „nie kontaktować”.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych z lit. a) i b) nie można założyć Konta Klubu ani korzystać z płatnych Planów.

§ 4. Jak długo przechowujemy dane

a) dane Konta Klubu – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą);

b) dokumenty rozliczeniowe – 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej);

c) logi bezpieczeństwa i dziennik operacji – 12 miesięcy (usuwane automatycznie), chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia roszczeń;

d) korespondencja i reklamacje – 3 lata od zakończenia sprawy;

e) dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania;

f) dane klubu po zakończeniu umowy – zgodnie z § 12 Regulaminu (usunięcie automatyczne po 30 dniach, kopie zapasowe w ciągu kolejnych 30 dni);

g) tokeny powiadomień aplikacji i przeglądarki – do wylogowania urządzenia, wyłączenia powiadomień lub odinstalowania aplikacji;

h) nagrania i wyniki analizy wideo – do usunięcia przez klub, najpóźniej do usunięcia danych klubu po zakończeniu umowy;

i) oferty dla klubów i statystyki ich czytania – 90 dni po wygaśnięciu oferty (usuwane automatycznie).

§ 5. Komu przekazujemy dane

1. Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO:

a) dostawca serwerów i infrastruktury OVH SAS (Roubaix, Francja) – serwery w Europejskim Obszarze Gospodarczym;

b) dostawca poczty elektronicznej wysyłający wiadomości systemowe Sendinblue SAS (Brevo, Paryż, Francja);

c) biuro rachunkowe prowadzące księgowość Operatora;

d) operator płatności – jeżeli Klient wybierze płatność online, gdy będzie dostępna;

e) Cloudflare, Inc. (USA) – sieć dostarczania treści i ochrona Serwisu przed atakami (przez jej serwery przechodzi ruch do Serwisu, w tym adres IP i treść żądań) oraz zabezpieczenie formularzy przed botami (Cloudflare Turnstile);

f) Google Ireland Ltd i Google LLC (USA) – usługa Firebase Cloud Messaging, która dostarcza powiadomienia do aplikacji Klubiq (token urządzenia i treść powiadomienia);

g) Apple Inc. (USA) – usługa Apple Push Notification service, która dostarcza powiadomienia do aplikacji Klubiq na iPhone'ach (za pośrednictwem Firebase Cloud Messaging).

2. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

3. Operator nie sprzedaje danych. Bazy danych i pliki przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Dostawcy wskazani w ust. 1 lit. e)–g) mogą przetwarzać dane także w USA – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO), a uzupełniająco standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na adres podany w § 1.

4. Operator nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

§ 6. Pliki cookie i treści osadzone

1. Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookie sesji, które utrzymują zalogowanie w panelach klubów (__Host-klubiq) i w panelu Operatora (__Host-klubiq-platform). Wygasają one wraz z końcem sesji logowania lub po wylogowaniu. Są one konieczne do działania Serwisu i nie wymagają zgody (art. 173 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).

2. Obecnie Serwis nie stosuje cookie analitycznych ani marketingowych. Jeżeli to się zmieni, przed ich użyciem zapytamy o zgodę za pomocą banera, a tę Politykę zaktualizujemy.

3. Strony klubów mogą zawierać treści osadzone przez kluby z serwisów zewnętrznych, np. filmy i transmisje z YouTube, Facebooka lub Twitcha. Podczas odtwarzania takiej treści jej dostawca może zapisywać własne pliki cookie i przetwarzać dane zgodnie ze swoją polityką prywatności. Tam, gdzie to możliwe, Serwis osadza filmy YouTube w trybie ograniczonego śledzenia (youtube-nocookie.com).

4. Pliki cookie można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookie sesji uniemożliwi zalogowanie.

4a. Cloudflare, który chroni Serwis przed atakami, może zapisywać techniczne pliki cookie służące odróżnieniu ludzi od botów (np. __cf_bm, cf_clearance). Są niezbędne do bezpieczeństwa Serwisu i nie służą śledzeniu ani reklamie.

4b. W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisujemy wyłącznie zawartość koszyka w sklepie klubowym oraz informację, że zamknięto podpowiedź instalacji aplikacji – na Twoje żądanie i tylko na Twoim urządzeniu.

5. Powiadomienia push: po wyrażeniu zgody w przeglądarce zapisujemy techniczny adres subskrypcji przeglądarki (endpoint i klucze szyfrowania) oraz wybrane tematy (np. wyniki, transmisje) albo powiązanie z kontem w klubie. Powiadomienia są dostarczane przez usługę push producenta przeglądarki (np. Google, Apple, Mozilla) w postaci zaszyfrowanej. Subskrypcję można wyłączyć w każdej chwili na stronie lub w ustawieniach przeglądarki; nieaktywne subskrypcje usuwamy automatycznie.

6. Statystyki wyświetleń logotypów sponsorów i kliknięć w nie są liczone zbiorczo (liczba na dzień) — bez plików cookie i bez zapisywania danych osobowych odwiedzających.

§ 7. Aplikacja mobilna i analiza wideo

1. Aplikacja Klubiq (Android i iOS) korzysta z tego samego konta co panel klubu. Przetwarzamy w niej: dane logowania i token sesji (przechowywany w zaszyfrowanym magazynie telefonu), token powiadomień urządzenia, model urządzenia i wersję aplikacji (widoczne na liście „Zalogowane urządzenia”). Aplikacja nie pobiera lokalizacji, kontaktów ani identyfikatorów reklamowych i nie zawiera reklam. Powiadomienia można wyłączyć w ustawieniach telefonu.

2. Konto można usunąć w aplikacji (Ustawienia → Usuń konto), w panelu klubu („Hasło i bezpieczeństwo”) albo e-mailem – szczegóły na stronie klubiq.pl/usun-konto.

3. Moduł Analiza wideo przetwarza nagrania treningów wgrane przez klub, w tym wizerunek zawodników, także dzieci. Analiza odbywa się na serwerach Operatora: system wykrywa sylwetkę i piłkę, liczy statystyki (np. dotknięcia piłki, dystans, prędkość), a komentarz tworzy model AI uruchomiony na tych samych serwerach. Nagrania i wyniki nie są przekazywane zewnętrznym dostawcom AI ani wykorzystywane do trenowania modeli.

4. Analiza nie służy rozpoznawaniu twarzy ani identyfikacji osób na podstawie cech biometrycznych, a jej wyniki nie wywołują wobec zawodnika skutków prawnych. Za podstawę prawną nagrywania i analizy, w tym zgody rodziców lub opiekunów, odpowiada klub jako administrator danych.

§ 8. Bezpieczeństwo

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

a) szyfrowane połączenie (HTTPS/TLS) ze wszystkimi stronami Serwisu;

b) przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu bcrypt, limity nieudanych prób logowania i weryfikacja dwuetapowa (2FA) dla kont;

c) oddzielenie danych każdego klubu – każde zapytanie o dane klubu jest ograniczone do tego klubu, co jest sprawdzane testami automatycznymi;

d) role i uprawnienia do Modułów nadawane przez klub oraz dziennik operacji w panelu;

e) regularne kopie zapasowe przechowywane poza serwerem produkcyjnym;

f) dostęp do serwerów ograniczony do upoważnionych osób zobowiązanych do zachowania poufności;

g) ochrona przed atakami sieciowymi i botami (Cloudflare) oraz automatyczne usuwanie danych po upływie okresów z § 4.

§ 9. Twoje prawa

1. Masz prawo do:

a) dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);

b) sprostowania danych (art. 16 RODO);

c) usunięcia danych (art. 17 RODO);

d) ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

e) przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;

f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);

g) wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

2. Wnioski przyjmujemy pod adresem [email protected]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy.

3. Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

§ 10. Zmiany Polityki

1. Polityka może być zmieniana w związku ze zmianą przepisów, rozwojem Serwisu lub zmianą dostawców.

2. O istotnych zmianach informujemy Właścicieli e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.